1 tydzień temu
Jak NIE pisać notatek prasowych? Najczęstsze błędy w tworzeniu komunikatów
Komunikat prasowy – zwany również notką lub informacją prasową – to krótki tekst, który informuje odbiorców o jakimś wydarzeniu, np. premierze produktu, sukcesie firmy czy wprowadzeniu nowej technologii. Tworzeniem informacji prasowych zajmują się specjaliści od marketingu i public relations. Notki są rozsyłane do dziennikarzy, a następnie publikowane w różnych serwisach, które umożliwiają dotarcie z informacją do odbiorcy końcowego. W tworzeniu notatki prasowej należy mieć na uwadze, iż tekst powinien zachęcić dziennikarza do przeczytania, a następnie opublikowania informacji. Sprawdźmy zatem, jakich błędów należy unikać, aby komunikat osiągnął swój cel.
Błąd nr 1: jednolity blok tekstu
Notki prasowe publikowane w internecie, np. w serwisach informacyjnych takich jak komunikatyfirm.pl, powinny mieć przejrzystą strukturę, która ułatwia czytanie i wyszukanie kluczowych informacji. Należy zatem wystrzegać się długich ścian tekstu, które zniechęcają do zapoznania się z treścią. Nie lubią ich ani dziennikarze, ani czytelnicy, ani wyszukiwarki internetowe.
Jak unikać tego błędu? Stosuj:
podział na lead i główny tekst;
śródtytuły;
krótkie akapity (5-6 zdań);
wyliczenia lub listy numerowane.
Błąd nr 2: promocyjny styl tekstu
Komunikaty prasowe powinny przekazywać informacje w sposób wiarygodny i bez zbędnych ozdobników. Tymczasem często popełnianym błędem jest stosowanie określeń i zwrotów typowych dla artykułu promocyjnego (np. najlepsza marka na rynku zaprezentowała innowacyjny produkt, który musisz mieć w swojej firmie). Agresywna promocja może sprawić, iż dziennikarz odrzuci notkę lub zaprosi nas do wykupienia standardowej reklamy.
Jak uniknąć tego błędu? Stosuj:
neutralny, informacyjny ton wypowiedzi;
twarde dane (np. liczby, daty, dane techniczne);
cytaty (np. z firmowego bloga) i wypowiedzi ekspertów;
informacje wzmacniające wiarygodność przekazu (np. statystyki, badania naukowe);
multimedia dotyczące wydarzenia (np. zdjęcia, filmy, pliki audio).
Błąd nr 3: zbyt trudny język
Notatka prasowa nie powinna zawierać trudnego słownictwa, rzadko występującego w codziennym języku. Używanie specjalistycznych terminów jest pożądane głównie w serwisach branżowych. Zbyt trudna i skomplikowana treść być może wygląda profesjonalnie, ale może zniechęcić zarówno dziennikarza, jak i odbiorcę końcowego.
Jak uniknąć tego błędu? Używaj:
prostego, ale precyzyjnego słownictwa;
krótkich zdań (należy unikać zdań wielokrotnie złożonych);
definicji objaśniających znaczenie specjalistycznej terminologii.
Błąd nr 4: zbyt długi tekst
Komunikat prasowy nie powinien być zbyt długi, ponieważ istnieje wówczas ryzyko „lania wody”, którego dziennikarze nie lubią. Warto pamiętać, iż teksty przesyłane do wydawców często są skracane, więc tworzenie długich notatek to strata czasu i pieniędzy. Co więcej, przy długim tekście istnieje ryzyko, iż najważniejsze informacje będą umykać czytelnikom.
Jak uniknąć tego błędu? Używaj:
krótkich tekstów (optymalnie jedna strona A4, czyli 250-350 słów);
bardzo przejrzystej struktury w przypadku dłuższych tekstów.
Błąd nr 5: ważne informacje na końcu
W notkach prasowych nie stopniujemy napięcia i nie czekamy z ujawnieniem najważniejszych informacji w ostatnim akapicie (to tekst informacyjny, a nie reklamowy). W przeciwnym razie zachodzi ryzyko, iż dziennikarz poprzestanie na pierwszym akapicie i nie opublikuje notatki.
Jak uniknąć tego błędu? Pamiętaj o:
leadzie, czyli krótkim wstępie ze skrótem najważniejszych informacji;
zasadzie odwróconej piramidy: ważne informacje na początku, wątki poboczne na końcu.
Błąd nr 6: brak danych kontaktowych
Brak danych kontaktowych to poważny błąd, ponieważ niektórzy dziennikarze odrzucają takie notki ze względu na brak możliwości potwierdzenia informacji u źródła. Ponadto dzięki namiarom dziennikarz może w razie potrzeby dopytać o szczegóły lub poprosić do dosłanie dodatkowych materiałów.
Jak uniknąć tego błędu? Dodawaj stopkę redakcyjną na końcu notatki, zawierającą dane kontaktowe do firmy lub osoby odpowiedzialnej za kontakty z mediami.
Błąd nr 7: nie ten temat
Często popełnianym błędem w komunikacji z mediami jest wysyłanie prasówek do przypadkowych serwisów i dziennikarzy, bez uwzględnienia treści, którymi się zajmują. Przykładowo, dziennikarz zajmujący się działem dom i ogród otrzymuje komunikat prasowy na temat otwarcia salonu kosmetycznego. Efekt? Notatka nie zostanie opublikowana, a PR-owiec może trafić na „czarną listę” dziennikarza.
Jak uniknąć tego błędu? Treść komunikatu prasowego zawsze powinna być zgodna z działalnością dziennikarza i serwisu.
Błędy w komunikatach prasowych i… w mailach
Nawet świetnie skrojony komunikat prasowy może nie dotrzeć do adresata, o ile PR-owiec popełni błąd w samej wiadomości do dziennikarza. Zbyt długi mail może zostać odebrany jako „lanie wody”, co może zniechęcić dziennikarza do zapoznania się z treścią notki. Z kolei zbyt krótka wiadomość może utwierdzić odbiorcę w przekonaniu, iż nie mamy nic interesującego do przekazania. Dużym błędem jest również brak personalizacji. o ile treść maila sugeruje, iż wiadomość została wysłana masowo do wszystkich znanych dziennikarzy, wówczas nadawca może zostać uznany za spamera. Podsumowując, mail powinien być niezbyt długi, a zarazem treściwy, a także wyraźnie skierowany do konkretnego adresata.
Źródło: artykuł partnera
